Penataan Kantor

OFFICE LAYOUT ( TATA RUANG KANTOR )

A. Definisi/Pengertian Tata Ruang Kantor

Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office Layout atau sering disebut juga Layout saja. Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan sebaginya didalam ruangan yang tersedia. Ada beberapa ahli yang mendefinisikan tata ruang kantor diantaranya, sebagai berikut :

1. Menurut George Terry yang disadur pula oleh The Liang Gie menyatakan “Tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan dalam penggunaan ruang secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak” (1988:200).
2. Menurut Littlefield dan Peterson menyatakan “Tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabotan dan alt perlengkapan pada luas lantai yang tersedia” (1956:117).

Tata ruang kantor disusun berdasarkan aliran pekerjaan kantor sehingga perencanaan ruangan kantor dapat membantu para pekerja dalam meningkatkan produktifitas. Selain itu pengaturan tata ruang kantor yang baik akan memberikan keuntungan-keuntungan, diantaranya :

1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai, karena berjalan mondar-mandir yang sebetulnya tidak perlu.
2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
3. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya.
4. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan memenuhi suatu bagian tertentu. (The Liang Gie, 1983:162).

Akibat perkembangan ilmu dan teknologi dewasa ini, mengakibatkan penerapan tata ruang kantor ditujukan untuk meningkatkan produktivitas kerja. Dari beberapa pakar yang mengutarakan tentang pengertian tata ruang, diantaranya George R. Terry dalam buku office management and Control tahun 1958 menyatakan sebagai berikut :

“Office layout in the dertemination of space requirement and the detailed utilization of this space in order to provide a practical arrangement of the physical factors considered necessary for the execution of the officework within reasonable cost”.

(tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhankebutuhan ruang dan tentang penggunaanya secara terinci dari ruangan tersebut untuk menyiapkan suatu susunan praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak).

Dengan kata lain, arti tata ruang kantor dapat pula diutarakan sebagai pengaturan dan penyusunan seluruh mesin kantor, alat perlengkapan kantor serta perabot kantor pada tempat yang tepat, sehingga pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman, leluasa dan bebas untuk bergerak, sehingga tercapai efesiensi kerja.

B. Tujuan Pengaturan Tata Ruang

Pengaturan tata ruang yang baik akan mengakibatkan pelaksanaan pekerjaan kantor dapat diatur secara tertib dan lancar. Dengan demikian komunikasi kerja pegawai akan semakin lancar, sehingga koordinasi dan pengawasan semakin mudah serta akhirnya dapat mencapai efesiensi kerja.

Dengan penggunaan ruang yang baik proses alur pekerjaan yang efektif dan efesien, maka tujuan tata ruang kantor adalah sebagai berikut :

1. The Liang Gie
2. Pekerjaan di kantor itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh jarak yang sependek mungkin.
3. Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secara lancar
4. Kesehatan dan kepuasaan bekerja para pegawai dapat terpelihara
5. Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan
6. Seluruh ruang dipergunakan secara efesien untuk keperluan pekerjaan
7. Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang baik   tentang organisasi tersebut
8. Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah sewaktu-waktu diperlukan (The Liang Gie, 1988:207)Geofrey Mills dan Standingford

Dua orang ahli dari Inggris menegaskan bahwa tujuan tata ruang kantor yang baik bagi suatu kantor adalah :

1. Persyaratan peraturan perundang-undangan dipenuhi
2. Setiap ruangan dipergunakan sehingga bermanfaat besar
3. Kondisi kerja yang baik disediakan bagi setiap orang
4. Memudahkan pengawasan untuk dapat melihat staf yang bekerja
5. Rasa memiliki dan loyalitas pada kelompok kerja terpelihara
6. Komunikasi  dan arus kerja diperlancar
7. Operasi yang bising dan mengganggu dipisahkan tersendiri
8. Saling mengganggu antar pegawai dihindarkan
9. Menyediakan pelayanan yang baik, misalnya listrik, telepon
10. Memberikan keamanan (The Liang Gie, 1988:208)

Dengan memperhatikan gedung yang ada, tujuan tata ruang kantor adalah :

1. Menggunakan ruangan yang ada guna dimanfaatkan untuk faedah ekonomis yang besar. Setiap meter persegi, sudut, atau tengah ruangan seluruhnya bermanfaat.
2. Memudahkan pengawasan manajer terhadap para staf yang sedang bekerja.
3. Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja.
4. Memberikan kepuasan dan kenyamanan kerja.
5. Menyediakan pelayanan yang dibutuhkan pegawai seperti komputer, telepon, teleks, intercom, facsimile, e-mail, dan pelayanan lain yang menyangkut rumah tangga perusahaan seperti penyediaan air minum.
6. Memudahkan setiap gerakan para pegawai dalam penyimpanan arsip.
7. Memberikan rasa aman dan keleluasaan pribadi.
8. Menjauhkan pekerjaan yang menimbulkan bunyi keras, gaduh, dan mengganggu pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi tinggi.
9. Menciptakan citra dan kesan yang baik bagi para pelanggan dan tamu perusahaan.

Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa tujuan tata ruang kantor :

1)      Memperlancar jalannya pekerjaan yaitu segenap ruangan digunakan secara efesien untuk keperluan pekerjan

2)      Menambah semangat kerja pegawai

3)      Memberikan kesan yang baik bagi para tamu yang datang mengunjungi kantor

4)      Mempermudah pengawasan

Apabila dirinci, maka tujuan tata ruang kantor antara lain adalah :

1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena prosedur kerja dapat dipersingkat.
2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
3. memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efesien.
4. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui  suatu bagian tertentu, atau oleh suara bising lainnya.
5. Menciptakan kenyamanan bekerja bagi para pegawai.
6. Memberikan kesan yang baik terhadap para pengunjung.
7. Mengusahakan adanya keleluasaan bagi :

1)      Gerakan pegawai yang sedang bekerja.

2)      Kemungkinan pemanfaatan ruangan bagi keperluan lain pada waktu tertentu.

3)      Kemungkinan perkembangan dan perluasan kegiatan dikemudian hari.

C. Manfaat Tata Ruang Kantor

Tata ruang kantor disusun berdasarkan aliran pekerjaan kantor sehingga perencanaan ruangan kantor dapat membantu para pekerja dalam meningkatkan produktifitas.

Tata ruang kantor yang efektif akan memberikan manfaat sebagai berikut :

1. mengoptimalkan penggunaan ruang yang ada secara efektif.
2. Mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi pegawai.
3. Memberikan kesan yang positif terhadap pelanggan perusahaan.
4. Menjamin efisiensi dari arus kerja yang ada.
5. Meningkatkan produktivitas kerja pegawai.
6. Mengantisipasi pengembangan organisasi di masa depan dengan melakukan perencanaan layout yang fleksibel.

Selain itu pengaturan tata ruang kantor yang baik akan memberikan keuntungan-keuntungan, diantaranya :

1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai, karena berjalan mondar-mandir yang sebetulnya tidak perlu.
2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
3. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya.
4. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan memenuhi suatu bagian tertentu. (The Liang Gie, 1983:162)

D. Asas-asas Pokok Tata Ruang Kantor

Seorang ahli tata ruang pabrik Richard Muther merumuskan enam asas pokok tata ruang pabrik, yaitu :

1. Asas jarak terpendek

Dengan tidak mengabaikan hal-hal khusus, proses penyelesaian pekerjaan diusahakan untuk menempuh jarang yang sependek-pendeknya. Garis lurus antara dua titik adalah jarak yang terpendek. Dalam menyusun tempat kerja dan menempatkan alat-alat hendaknya asas ini dijalankan sejauh mungkin.

2. Asas rangkaian kerja

Dengan tidak mengabaikan hal-hal khusus, para pegawai dan alat-alat kantor ditempatkan menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan penyelesaian pekerjaan. Jarak terpendek tercapai jika para pekerja atau alat-alat ditaruh berderetan menurut urutan proses penyelesaian pekerjaan. Setiap langkah untuk menyelesaiakan pekerjaan hendaknya bergerak majum sedapat mungkin tidak ada gerak mundur atau menyilang.

3. Asas mengenai penggunaan segenap ruangan

Seluruh ruang yang ada dipergunakan sepenuhnya sehingga tida ada ruang yang dibiarkan tidak terpakai. Ruang itu tidak hanya berupa luas lantai saja, tetapi juga ruangan yang bertikal ke atas maupun ke bawah.

4. Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja

Dengan tidak mengabaikan hal-hal khusus, memungkinkan adanya perubahan atau penyusunan kembali.

5. Asas integrasi kegiatan

Tata ruang dan peralatan kantor harus mengintegrasikan kegiatan antar dan inter bagian yang ada dalam organisasi.

6. Asas keamanan dan kepusasan kerja bagi pegawai

Tata ruang dan peralatan kantor harus membuat pegawai dapat berkerja secara aman, nyaman, dan puas.

Apabila diperlukan dapat dirubah dengan mudah, misalnya tata ruang kantor terpaksa dirubah, karena :

1. Perubahan proses kerja/prosedur kerja kantor
2. Penemuan teknologi baru, dan lain-lain.

E. Penyusunan Tata Ruang Kantor

Pada dasarnya, dikenal adanya 4 macam tata ruang kantor, yaitu :

1. Tata Ruang Kantor Tertutup/Berkamar

Yang dimaksud dengan Tata Ruang Kantor Berkamar adalah ruangan untuk bekerja yang dipisahkan atau dibagi dalam kamar-kamar kerja atau ruangan yang dipisahkan oleh tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu.

Keuntungan tata ruang kantor berkamar adalah :

1)      Konsentrasi kerja lebih terjamin

2)      Pekerjaan yang bersifat rahasia, dapat lebih terjamin atau terlindungi baik dari segi pembicaraan, dokumen-dokumn, atau asset perusahaan yang berharga..

3)      Untuk menambah kewibawaan, status pejabat sehingga selalu terpelihara adanya kewibawaan pejabat/pimpinan.

4)      Untuk menjamin keberhasilan kerja dan merasa ikut bertanggung jawab atas ruangan dan merasa ikut memiliki.

5)      Dapat lebih menghargai tamu.

Kerugian tata ruang kantor berkamar adalah :

1)      Komunikasi langsung antar pegawai tidak dapat lancar, sehingga kesempatan untuk mengadakan komunikasi menjadi berkurang.

2)      Diperlukan biaya yang lebih besar untuk biaya pemeliharaan ruangan, pengaturan penerangan dan biaya peralatan lainnya.

3)      Pemakaian ruangan kurang luwes apabila ada perubahan dan perkembangan organisasi.

4)      Mempersulit pengawasan.

5)      Memerlukan ruangan yang luas.

2. Tata Ruang Kantor Terbuka

Yang dimaksud dengan Tata Ruang Kantor Terbuka adalah ruangan besar untuk bekerja yang ditempati oleh beberapa pegawai yang bekerja bersama-sama diruangan tersebut tanpa dipisahkan oleh penyekat.

Keuntungan tata ruang kantor terbuka

1)      Mudah dalam pengawasan, pengaturan cahaya, udara, pengaturan warna dan dekorasi

2)      Luwes atau fleksibel apabila diperlukan perubahan ruangan dan tidak memerlukan biaya tinggi

3)      Mudah untuk mengadakan hubungan langsung, pengawasan, penyeragaman kerja dan pembagian peralatan kerja.

4)      Biaya lebih hemat atau murah untuk pemeliharaan : ruangan kerja, penggunaan kelengkapan ruangan dan peralatan, penggunaan telepon dan lain-lainnya.

5)      Memudahkan penempatan, penggunaan, dan perawatan peralatan kerja.

6)      Memudahkan komunikasi dan koordinasi kerja antarpegawai baik.

7)      Menghemat penggunaan penerangan dan peralatan kerja.

Kerugian tata ruang kantor terbuka

1)      Kemungkinan timbul atau terjadi kegaduhan atau kebisingan

2)      Pegawai sulit untuk melakukan pekerjaan dengan penuh konsentrasi

3)      Batas kedudukan antara pimpinan dan bawahan tidak nampak jelas

4)      Pekerjaan yang bersifat rahasia sulit dilakukan

5)      Kemungkinan nampak adanya tumpukan-tumpukan berkas atau kertas dan peralatan kerja lainnya, sehingga mengakibatkan pemandangan yang kurang baik.

6)      Memerlukan air conditioning untuk mengurangi debu dan pendingin udar serta air cleaner untuk mengurangi bau.

3. Tata Ruang Kantor Berpanorama

Yang dimaksud dengan Tata Kantor Berpanorama adalah ruangan untuk bekerja yang dihiasi oleh taman, dekorasi dan lainnya. Bentuk ruangan kantor berhias ini mengusahakan agar lingkungan ruangan perkantoran nampak seperti pemandangan alam terbuka dan benar-benar merupakan lingkungan yang nyaman, menyenangkan dan ekonomis dalam pemanfaatan ruangan.

Keuntungan tata ruang kantor berhias atau berpanorama :

1)      Para pegawai akan merasa nyaman dan betah bekerja

2)      Ketegangan syaraf dapat berkurang atau dihindarkan

3)      Kebisingan dan kegaduhan dapat berkurang atau dihindarkan

4)      Produktivitas kerja dapat meningkat, pekerjaan dilaksanakan dengan efesien sehingga tujuan organisasi dapat mudah dicapai

Kerugian tata ruang kantor berhias atau bertaman/berpanorama :

1)      Biaya cukup tinggi untuk mengadakan taman dan dekorasi lainnya.

2)      Biaya pemeliharaan tinggi

3)      Memerlukan tenaga ahli yang tidak mudah dan tidak murah

Apabila ditinjau dari ruang lingkup kantor, tata ruang kantor dapat dibedakan dalam beberapa bagian, sebagai berikut :

1. Tata ruang pribadi (private office)

Tata ruang pribadi digunakan untuk berbagai alasan seperti prestis dan status. Misalnya ruang atasan. Selain itu, pegawai memerlukan private office apabila membutuhkan ruangan yang sepi untuk berkonsentrasi dalam pekerjaan atau pegawai yang bekerja dengan menggunakan alat-alat atau material yang mahal sehingga memerlukan ruangan tersendiri.

2. Tata ruang antarbagian

1)      General office area

General office area lebih banyak disukai daripada private office area. Hal tersebut dilakukan jika :

1. a) Biaya membuat private area dirasakan lebih mahal.
2. b) Membutuhkan kemudahan dalam pengawasan secara langsung terhadap bawahan.
3. c) Suatu saat dimungkinkan adanya perubahan lay out.
4. d) Tidak ingin disulitkan oleh pengaturan penerangan, sirkulasi udara, alat komunikasi, meubel, furniture.
5. e) Keterkaitan pekerjaan pelayanan terhadap administrasi tinggi.
6. f) Adanya asas kebersamaan yang cukup tinggi dan memudahkan bottom up decision making.

2)      Private office area

Misalnya ruang rapat atau ruang konferensi, ruang tamu, ruang pelahan.

3)      Service area

Biasanya merupakan tempat yang kotor atau berisik. Misalnya : ruang dapur, café, ruang foto kopi, ruang percetakan, dan toilet.

4)      Storage area

Storage area digunakan untuk menyimpan barang. Misalnya : ruang penyimpanan bahan mentah, barang setangah jadi, dan barang jadi serta ruang arsip.

Demikian yang bisa dibahas pada kesempatan ini, semoga bisa bermanpaat bagi yang membacanya.